Der März brachte eine bedeutende Entwicklung mit sich: Das Wachstumschancengesetz wurde verabschiedet und mit ihm die E-Rechnungspflicht für den inländischen B2B-Bereich festgeschrieben. Klingt vielleicht etwas sperrig, aber diese neue Rahmenbedingung wird die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen verarbeiten, verändern. Im Folgenden erfährst Du Wissenswertes zum Hintergrund, was eine elektronische Rechnung ist und was die Änderung für Unternehmen bedeutet.

Wann und warum kommt die elektronische Rechnung?​

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung betrifft Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Wo nach aktueller Rechtslage Rechnungen noch als Papierrechnungen ausgestellt oder bei Einwilligung des Rechnungsempfängers per Mail versandt werden können, gilt bald analog zum öffentlichen Auftragswesen: Rechnungen dürfen nur noch elektronisch ausgestellt werden. Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab dem 1. Januar 2025 - dabei sind jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025-2027 vorgesehen. Hintergrund für die Änderung ist die angestrebte Digitalisierung in der EU, unter anderem im Bereich der Umsatzsteuern, da hier immer wieder Betrugsfälle vorkommen, die sich ohne digitale Prozesse nur schwer aufdecken lassen. Mit dem Wachstumschancengesetz und der E-Rechnungspflicht werden erste Schritte in die Wege geleitet, Maßnahmen der EU-Kommission in nationales Recht umzuwandeln.

Was ist eine elektronische Rechnung?​

Die elektronische Rechnung folgt einem einheitlichen Standard, der sicherstellt, dass Deine Rechnungen von jedem System problemlos gelesen und verarbeitet werden können. Das heißt: Ein per Mail versandtes PDF ist keine elektronische Rechnung. Die Formatanforderungen können beispielsweise von der XRechnung erfüllt werden, die bereits im öffentlichen Auftragswesen verwendet wird, oder von dem hybriden ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus einem PDF-Dokument und einer standartisierten XML-Datei ist.

Und was bedeutet das für Unternehmen?​

✓ Effizientere Prozesse und Zeitersparnis

Rechnungen müssen nicht mehr manuell eingegeben oder auf Papier ausgedruckt und verschickt werden - alles passiert elektronisch und automatisch. So wird das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen erleichtert und Fehler werden vermieden.

✓ Mehr Sicherheit und Transparenz

Daten können signiert werden und sind damit geschützt, und der Status einer Rechnung ist jederzeit einsehbar.

✓ Kosteneinsparungen

Durch die Digitalisierung der Rechnungsstellung und -bearbeitung fallen Kosten für Druck und Porto weg.

✓ Verbesserter Zahlungsverkehr

Elektronische Rechnungen können schneller und fehlerfrei bearbeitet und bezahlt werden, was einen schnelleren Zahlungsverkehr unterstützt.

Was Unternehmen jetzt tun können​

Auch wenn die Übergangsfristen dazu verleiten, das Thema XRechnung im B2B hintenanzustellen, sollten Unternehmen sich zeitnah mit der Umstellung beschäftigen und prüfen, ob das aktuelle Rechnungsprogramm den neuen Anforderungen entspricht und E-Rechnungen erstellen und versenden kann, und ansonsten die nötige Umstellung des Systems angehen. Durch diese Änderungen werden Unternehmen fit für die Zukunft des Rechnungswesens und können von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Das kann Verwaltungsaufwand, der heute noch anfällt, morgen schon minimieren.

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